Кадровый электронный документооборот: что это и как работает
Кадровый электронный документооборот, или КЭДО, позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронной форме. Это отдельный процесс, который не следует смешивать с обменом счетами, актами и накладными с контрагентами.
Какие задачи решает КЭДО
Система должна обеспечивать идентификацию участников, подписание документов, доступ работника к документам, фиксацию событий и установленное хранение. Перечень документов и вид электронной подписи зависят от требований трудового законодательства и выбранного способа организации КЭДО.
Как проходит переход
- Определяют документы и работников, которые войдут в электронный процесс.
- Выбирают информационную систему и способ подписания.
- Готовят локальные документы и порядок взаимодействия.
- Информируют работников и оформляют необходимые согласия или заявления в предусмотренных случаях.
- Проверяют выдачу доступа, подписание, хранение и возможность получить копию документа.
Что проверить до запуска
- какие документы допускается вести электронно;
- кому и какая электронная подпись требуется;
- как работник получает и подписывает документ;
- что происходит при техническом сбое;
- как хранятся документы и подтверждается их неизменность;
- как КЭДО связан с кадровой системой и расчетом зарплаты.
КЭДО и кадровый учет
КЭДО определяет способ работы с электронными кадровыми документами. Кадровый учет охватывает сами кадровые события, сведения и контроль документов. Внедрение системы и регулярное ведение учета следует оценивать как связанные, но разные задачи.
Материал описывает общий порядок и не заявляет внедрение КЭДО как отдельную услугу KOFFMAN.
Источники для проверки правил
Правила и порядок учета зависят от обстоятельств. Для общей проверки использованы материалы государственных органов.
Нужна помощь с учетом?
Опишите задачу — специалисты KOFFMAN помогут определить состав работ для вашей ситуации.